Das Vergabe-Archiv der Zukunft

Der Autor befasst sich in seinem Beitrag mit der Frage, wie Vergabeakten zukunftssicher archiviert werden könnten.

Zunächst wird auf die Ausgangslage eingegangen und es erfolgt eine Problemanalyse. Eingangs wird der hohe Stellenwert des Themas betont, das mit der Digitalisierung, insbesondere wegen der Pandemie enorm an Dynamik gewonnen habe. Das Problem sei, dass die Archivierung im Vergabeverfahren in der Praxis als lästiger Annex betrachtet werde, der für das Primärziel des Beschaffungsvorgangs zunächst ohne Belang sei.

Unter Erläuterungen der Begrifflichkeiten der „Vergabeakte“ und der „Archivierung“ geht der Autor auf die rechtlichen Anforderungen, etwaige Formatvorgaben und die Aufbewahrungsdauer in Bezug auf die Archivierung ein.

Weiter wird die Thematik des Datenschutzes unter Geltung der DSGVO angesprochen, da im Rahmen der Archivierung der Vergabeakten personenbezogene Daten verarbeitet würden.

Anschließend geht der Verfasser auf die Möglichkeiten der Umsetzung ein, für die zunächst eine Prozessanalyse mit einer Aufnahme der Ist- und Sollanalyse und die Verwendung von elektronischen Verfahren und entsprechender Schnittstellen notwendig seien. Letztendlich würden adäquate, insbesondere revisionssichere Archivierungs-Softwarelösungen benötigt, wobei die Ablage auf dem PC oder die Nutzung einer VMS-Lösung (Vergabemanagementsystem) nicht bzw. nur eingeschränkt zu empfehlen seien, weil eine eigenständige DMS-Lösung (Dokumenten Management System) vorzugswürdig sei. Die organisatorische Trennung von Vergabe und Archivierung sei die bessere Wahl.

Abschließend sei für die effektive Umsetzung ein Reglement beim öffentlichen Auftraggeber erforderlich.

Der Autor zieht das Fazit, dass die zukunftssichere Archivierung von Vergabeakten ein höchst relevantes Thema sei, mit dem sich jeder öffentliche Auftraggeber früher oder später befassen sollte. Es sei daher erforderlich, sich mit den rechtlichen Rahmenbedingungen auseinanderzusetzen, weil die Chancen und Potentiale trotz der unüberwindbar scheinenden Hürden den anfallenden Aufwand bei erfolgreicher Umsetzung um ein Vielfaches übersteigen.