Let’s meet again – die Beauftragung von Veranstaltungen

Die Verfasser untersuchen in ihrem Beitrag die vergaberechtlichen Anforderungen die bei der Durchführung von Veranstaltungen wie Tagungen, Kongressen und der Beschaffung damit verbundener Dienstleistungen wie Service, Catering und Veranstaltungsorganisationsleistungen zu beachten sind sowie welche Vergabeverfahrenskonstellationen dabei abgebildet werden können. Zunächst zeigen sie auf, dass die Miete der Veranstaltungsfläche bzw. des Veranstaltungssaals - ggf. bereits auch mit technischem Equipment und Möblierung - lediglich eine Miete des Gebäudes darstellt, die unter den Ausnahmetatbestand des § 107 Abs. 1 Nr. 2 GWB fällt und vom Anwendungsbereich des Vergaberechts ausgenommen ist. Die isolierte Beauftragung von Zusatzleistungen wie etwa Catering, Lieferung, Aufbau, Betreuung und Abbau von Eventtechnik oder Bestuhlung, Videoaufzeichnung und ggf. Nachbereitung einer Videoaufzeichnung, stellt hingegen einen Dienst- oder Lieferleistungsauftrag dar, der nicht unter die Ausnahmetatbestände gemäß § 107 GWB fällt. Sodann untersuchen sie die Fallkonstellationen in der die Vermieter und Eigentümer der Räume Dritten keinen Zugang für weitere Dienstleistungen geben. In diesen Fällen komme ein exklusives Verhandlungsverfahren gem. § 14 Abs. 6 VgV in Betracht, wenn es gemäß Abs. 4 Nr. 2 c) keine vernünftige Alternative oder Ersatzlösung gibt. Diese Alternativlosigkeit kann sich insbesondere aus der Exklusivität des Standortes und der Standortauswahlentscheidung ergeben. Will der Auftraggeber hingegen die gesamte Planung und Veranstaltungsdurchführung in die Hände eines externen Veranstaltungsmanagements legen, so seien die Ergebnisse nicht übertragbar und es ist ein Vergabeverfahren durchzuführen.