Vorsicht bei Rügen per Fax und E-Mail!

Ausgehend von der Entscheidung der VK Rheinland vom 23.07.2024 - VK 28/24-B befasst sich der Beitrag
mit dem Zugangserfordernis einer Rüge beim Auftraggeber und der Frage, wie dieser Zugang
nachgewiesen werden muss. Im zugrundeliegenden Fall behauptete der Auftraggeber, das Rügeschreiben
per Fax sei nur unvollständig eingegangen, das vollständige schriftliche Rügeschreiben dann erst nach
Stellung des Nachprüfungsantrages. Der Fax-Sendebericht des Bieters wurde als nicht ausreichend für
einen Zugangsdokumentation angesehen. In seinem Fazit empfiehlt der Verfasser den Rügeversand über
das Vergabeportal, per E-Mail mit Lesebestätigung oder per Fax mit Empfangsbekenntnis vorzunehmen.
Auch die analoge Übermittlung per Bote sei möglich, wenn die Zeit hierfür ausreichend sei. Zudem sollte
der Bieter außerdem vorsorglich noch einmal per Telefon nachfassen. Hierbei sei zu beachten, dass bei
einer Übermittlung am Abend eine Kenntnisnahme erst am nächsten Tag angenommen werden kann.